Procedura postępowania w sprawie koordynacji

Zgodnie z art. 23 ust. 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych oraz z art. 13 ust. 2 ustawy o pomocy państwa w wychowaniu dzieci, wnioski w sprawie uzyskania prawa do świadczeń rodzinnych i wychowawczego, składa się w urzędzie gminy/miasta właściwym ze względu na miejsce zamieszkania osoby ubiegającej się o ww. świadczenia (na terenie woj. podkarpackiego w większości przypadków zadania realizowane są przez ośrodki pomocy społecznej).

W przypadku, kiedy okaże się, że jeden z członków rodziny pracuje i mieszka w jednym z krajów objętych koordynacją, organ właściwy (urząd gminy, miasta lub ośrodek pomocy społecznej) powinien przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, mające na celu ustalenie charakteru oraz faktycznego miejsca pobytu członka rodziny na terenie państwa objętego koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego, tj. Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii.

 

Jeżeli w ramach w/w postępowania organ właściwy (urząd gminy, miasta lub ośrodek pomocy społecznej) ustali, że wyjazd nie ma charakteru turystycznego, leczniczego lub nie jest związany z podjęciem przez dziecko kształcenia poza granicami Polski, powinien:

  • w przypadku przebywania osoby uprawnionej do świadczeń lub członka rodziny tej osoby w dniu wydania decyzji przyznającej świadczenia lub po dniu jej wydania – wystąpić do wojewody z zapytaniem czy w danej sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego,
  • w przypadku nie wydania decyzji przez organ właściwy – przekazać wniosek wraz
    z kompletnymi dokumentami wojewodzie.

 

Organ właściwy jest zobowiązany do przesłania do Wojewody kompletnego wniosku.

Wojewoda ustala, czy w przekazanej przez gminę sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

W przypadku gdy wojewoda, ustali, że mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, wydaje decyzję.

Po ustaleniu przez wojewodę, że mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, organ właściwy uchyla decyzję przyznającą świadczenia za okres, w którym osoba podlega ustawodawstwu państwa, w którym mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, w zakresie świadczeń na rodzinę w związku ze stosowaniem przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

 

Jeżeli wojewoda ustali, że w sprawie nie mają zastosowania przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego:

  • informuje o tym fakcie organ właściwy – w przypadku zapytania gminy czy zachodzi koordynacja
  • przekazuje sprawę organowi właściwemu w celu ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego/rodzinnego – w przypadku wcześniejszego przekazania kompletnego wniosku wraz z kompletnymi dokumentami wojewodzie.

 

PROCEDURA POSTĘPOWANIA PO WPŁYNIĘCIU DOKUMENTÓW DO WOJEWODY:

 

Po otrzymaniu dokumentacji wojewoda wszczyna postępowanie w sprawie ustalenia prawa do świadczeń rodzinnych oraz świadczenia wychowawczego.

Jeżeli wniosek jest niekompletny wnioskodawca jest wzywany do przesłania w określonym terminie brakujących dokumentów, niezbędnych do rozpatrzenia wniosków o świadczenia rodzinne oraz świadczenie wychowawcze.

Na podstawie zgromadzonej dokumentacji oraz zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, wojewoda wydaje decyzje w sprawie świadczeń rodzinnych oraz świadczenia wychowawczego oraz informuje o jej treści gminę, wnioskodawcę oraz właściwą instytucję zagraniczną.

 

W przypadku wydania decyzji:

  • przyznającej prawa do świadczeń rodzinnych lub świadczenia wychowawczego w Polsce, instytucja zagraniczna może wypłacić dodatek dyferencyjny – czyli różnicę między wysokością polskich świadczeń, a wysokością świadczeń zagranicznych,
  • odmawiającej prawa do świadczeń rodzinnych lub świadczenia wychowawczego w Polsce, instytucja zagraniczna powinna wypłacić świadczenia w pełnej wysokości.

 

W przypadku niedostarczenia dokumentów  w  wyznaczonym terminie, wnioski pozostawia się bez rozpatrzenia. Skutkować to może wszczęciem postępowania w sprawie nienależnie pobranych świadczeń (jeżeli wcześniej za ten okres były już wypłacone świadczenia w gminie).

 

W stosunku wniosków przesłanych przez gminę do Podkarpackiego Urzędu Wojewódzkiego w Rzeszowie, jeżeli zachodzi koordynacja, a Polska nie jest krajem właściwym do wypłaty świadczeń rodzinnych oraz świadczenia wychowawczego na zasadzie pierwszeństwa wojewoda przekazuje wnioski do instytucji właściwej państwa członkowskiego, której ustawodawstwo ma zastosowanie z tytułu pierwszeństwa w celu rozpatrzenia (decyzja tymczasowa), jednocześnie informując o tym fakcie wnioskodawcę.

Po spełnieniu warunków uprawniających do świadczeń rodzinnych za granicą, zagraniczna instytucja właściwa powinna przyznać pełną kwotę należnego tam zasiłku rodzinnego.

W przypadku wniosków, w stosunku do których zostały już wypłacone świadczenia rodzinne oraz świadczenie wychowawcze, a Polska nie jest państwem właściwym na zasadzie pierwszeństwa, wojewoda jest zobowiązany do wydania decyzji w sprawie zwrotu świadczeń nienależnie pobranych.

 

W przypadku ustalenia przez instytucję zagraniczną, iż Polska jest państwem właściwym do wypłaty świadczeń rodzinnych na zasadzie pierwszeństwa, wniosek, który został złożony w instytucji zagranicznej, zostaje przekazany przez tę instytucję wojewodzie celem rozpatrzenia.

 

Wówczas wojewoda:

  • informuje zainteresowanego o wpłynięciu wniosku z instytucji zagranicznej oraz o konieczności rozpatrzenia ww. wniosku zgodnie z ustawodawstwem polskim,
  • przesyła druk polskiego wniosku o ustalenie prawa do zasiłku rodzinnego oraz dodatków do zasiłku rodzinnego wraz z wezwaniem o uzupełnienie wymaganych dokumentów. W przypadku złożenia wniosku za granicą po 1 kwietnia 2016 r. wojewoda przesyła dodatkowo druk wniosku o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego

 

WAŻNE:

Wniosek w Polsce musi być wypełniony w ten sposób, że wnioskodawcą jest osoba , która złożyła wniosek za granicą.

W przypadku braku możliwości złożenia wniosku przez osobę będącą za granicą należy ustanowić pełnomocnika do doręczeń.

 

  • wydaje decyzje w sprawie świadczeń rodzinnych oraz świadczenia wychowawczego oraz informuje o jej treści właściwą instytucję zagraniczną.

 

W przypadku wydania decyzji:

  • przyznającej prawa do zasiłku rodzinnego lub świadczenia wychowawczego w Polsce, instytucja zagraniczna może wypłacić dodatek dyferencyjny – czyli różnicę między wysokością polskich świadczeń, a wysokością świadczeń zagranicznych,
  • odmawiającej prawa do zasiłku rodzinnego lub świadczenia wychowawczego w Polce, instytucja zagraniczna powinna wypłacić zasiłek rodzinny w pełnej wysokości.

 

Sytuacja I

Matka wraz z dziećmi zamieszkuje w Polsce i jest osobą nieaktywną zawodowo. Ojciec dzieci jest zatrudniony w państwie, w którym mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Krajem pierwszym do wypłaty świadczeń rodzinnych jest kraj zatrudnienia ojca dzieci (zgodnie z art. 68 ust. 1 lit. a ww. Rozporządzenia).

 

Sytuacja II

Matka wraz z dziećmi zamieszkuje w Polsce i jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę od 2010 r. Ojciec dzieci jest zatrudniony od 2012 r. w państwie, w którym mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Krajem pierwszym do wypłaty świadczeń rodzinnych jest Polska tj. kraj w którym jest wykonywania praca i równocześnie jest miejsce zamieszkania dzieci (zgodnie z art. 68 ust. 1 lit. b (i) ww. Rozporządzenia).

 

Sytuacja III

Matka wraz z dziećmi zamieszkuje w Polsce i jest osobą nieaktywną zawodowo. Ojciec dzieci zamieszkuje w państwie, w którym mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego i jest również osobą nieaktywną zawodowo.

Krajem pierwszym do wypłaty świadczeń rodzinnych jest Polska tj. kraj w którym jest miejsce zamieszkania dzieci (zgodnie z art. 68 ust. 1 lit. b (iii) ww. Rozporządzenia).